GTD: qué es y cómo lo intento aplicar

Para explicarte mis objetivos voy a hacerlo con la herramienta que uso para gestionar mi día a día.

Si no te lo había dicho, soy muy fan de GTD (Getting Things Done). GTD es un sistema de gestión del tiempo para optimizar la productividad, a corto plazo, y una herramienta vital para lograr objetivos, a largo plazo.

Fue creado por David Allen y es usado por gente de éxito en todo el mundo. Se trata de tener todas las cosas que tienes que hacer anotadas, ordenadas y orientadas hacia unos objetivos.

Se basa en la idea de que el cerebro es muy bueno creando ideas pero muy malo reteniéndolas. Por ello debemos anotar cualquier idea o tarea que llama la atención de nuestro cerebro pero que en ese momento no podamos gestionar.

Te habrá pasado que se te ocurre algo que te parece tan bueno que sería imposible olvidarse, o que te acuerdas de algo tan tan importante que crees que sería imposible no acordarse. Y se te olvida.

​En la búsqueda de la excelencia personal es muy importante diseñar el camino por el que quieres ir, fijar tus objetivos. Como dijo Séneca, «para el que no sabe dónde va, ningún viento es favorable». Si no sabes a dónde quieres ir, cómo vas a llegar!

Una vez claro el destino y empieces a remar, algún viento podrá empujarte. Si no, estarás a merced de las olas de mediocridad que asolan la sociedad.

Niveles de perspectiva GTD. La altura de vuelo

GTD recoge 6 niveles de perspectiva, que compara con las alturas de vuelo de un avión. 6 tipos de objetivos clasificados en el tiempo o por responsabilidad.

• 15.000 metros. Valores y propósito en la vida
• 12.000 m. Objetivos a 3-5 años
• 9.000 m. Objetivos a 1-2 años
• 6.000 m. Areas de responsabilidad. Qué requiere tu atención a lo largo del día. En mi caso, y para que lo entiendas mejor, son los diferentes roles que tengo en mi vida, tengo definidos 5 roles que se llevan el 100% de mi tiempo:
  • Personal: cocinar, comer, deporte…
  • Social: mi rol como novio, hijo, hermano, amigo o el tiempo que paso con cualquier persona en mi papel como ser humano que se relaciona con otros seres humanos.
  • Proyectos propios: páginas nicho y proyectos a largo plazo.
  • Proyectos de otros: En mi camino hacia la libertad financiera hay muchos pasos intermedios y mientras tengo que seguir pagando el alquiler.
• 3.000 m. Proyectos actuales. En GTD un proyecto es aquel resultado a obtener que requiere más de una acción. Por ejemplo, el proyecto «publicar artículo X» requerirá de varias acciones para finalizarlo, como «buscar información», «preparar imágenes» o «maquetarlo»
• Pista de aterrizaje: Es el día a día, las tareas accionables que requieren una actividad concreta. Cada proyecto tendrá una serie de acciones y ha de tener definida cual es la próxima a realizar.

Como ves es un sistema sencillo, cada mínima acción en tu día a día buscar completar proyectos, los cuales son necesarios para cumplir objetivos a corto plazo, que a su vez son imprescindibles para la consecución de objetivos a largo plazo.

Antes de hacer cualquier cosa debes preguntarte si te acerca o aleja al objetivo, es una guía que te ayuda a organizar y priorizar el día a día.

Mis objetivos 15.000 m.

Siguiendo los niveles de perspectiva (altura de vuelo) de GTD mi vida está clasificada en cuatro pilares básicos para alcanzar la excelencia personal. Esta clasificación, basada en mis valores y el estilo de vida que quiero, está implementada en todo en mi vida, de manera que cualquier cosa que hago debe ser consistente con todo el sistema de acciones->proyectos->objetivos a medio y largo plazo->propósito, y son:

• Libertad financiera: rico en dinero y tiempo.
• Plenitud física y mental. Mens sana in corpore sano
• Relaciones sociales plenas. Con toda la gente que está o pasa por mi vida
• Vida sostenible. No quiero ser un lastre para los que vienen detrás.

Los dos primeros están más orientados a mi relación conmigo mismo, mientras que los dos segundos van más por mi relación con todo lo que me rodea. Trato de mantener el balance entre ellos, sin desatender ninguno.

Por debajo de esos cuatro objetivos se desplegan los objetivos a 12.000 metros (3-5 años) y a su vez los objetivos a 9.000 metros (1-2 años) hasta llegar a los proyectos y acciones de mi día a día, que han de ser congruentes con el sistema hacia arriba:

Esta clasificación, aparte de mis valores y necesidades, intenta recoger necesidades vitales básicas clásicas de la pirámide de necesidades de Maslow, como la búsqueda de la creatividad, la confianza o la aceptación.

Como te decía antes la base del sistema está en tener todo por escrito para descargar al cerebro de tener que recordarlo y permitirle enfocarse al 100%, disparando la efectividad.

Mantener la disciplina, el entusiasmo y ser capaz de disfrutar del camino posponiendo la gratificación es el verdadero esfuerzo y lo que hace la diferencia real entre mediocres e invencibles.